Como hacer un levantamiento de procesos

Antes de comenzar este proyecto es fundamental que los Directivos se encuentren comprometidos en el proceso de levantamiento y diseño de los procesos porque serán ellos los encargados de aprobar lo establecido.

Probablemente no existe procedimiento estándar, pero publico un resumen que puede ser útil.

1) Preparación o Entendimiento General.

Esta etapa contempla la descripción general de los procesos. Cada proceso se compone de una serie de procedimientos, y éstos a su vez por actividades, y las actividades se componen de tareas por desarrollar. Para realizar una adecuada descripción de procesos, procedimientos, actividades y tareas debe adquirirse un entendimiento claro de o los procesos. Es muy importante contar con una técnica de levantamiento e información a través de entrevistas con las personas claves que conozca la organización.

2) Recopilación o Identificación de actividades especificas.

Identificar cada actividad correspondiente al subproceso o proceso, delimitando el campo de estudio describiendo el contexto, características y ubicación organizacional de o los procesos a analizar.

3) Comprensión del proceso o Generación de diagramas de flujo.

Se describen detalladamente cada uno de los procesos, subprocesos, procedimiento, actividades o tareas y se mapean en fichas y diagramas de flujo; estas actividades permiten definiciones de relaciones, responsabilidades de “qué se hace” y permite asegurar que “así de hace”.

4) Documentación de la Información o establecimiento de indicadores.

Una vez levantados y mapeados los procesos, se establecen métricas, indicadores (KPI’s) de cada uno de ellos con el fin de tener un mejor control y gestión para realizar la mejora continua. Se elabora en formato acorde a la Organización el que debe considerar controles internos y documento formal que contenga la información del estudio gestionado.